“وقتی شما از یک نفر در شرکت باکمن سوال می کنید ، درواقع از همه ۱۲۰۰ نفر کارکنان شرکت سوال کرده اید ، از جمله خود مدیر عامل ، آقای باکمن !”
جمله ای غرور آمیز که به نظر کمی اغراق آمیز می آید اما آقای داگ نماینده ی شرکت در یک جلسه ی رسمی به سادگی آنرا به دیگران اثبات کرد .
او از حضار خواست که سوالی در زمینه های مرتبط بافعالیت های شرکت مطرح کنند . سوال را در سامانه ی مدیریت دانش شرکت باکمن وارد کرد .
درکمتر از دو دقیقه اولین پاسخ دریافت شد . ارسال کننده ی پاسخ مدیرعامل شرکت بود ! آنهم درحالی که در کشور دیگری حضور داشت . شرکت کنندگان جلسه واقعا شگفت زده بودند ، دقایقی بعد پاسخ های بعدی از دیگر کارکنان شرکت در رده های مختلف ارسال شد. سوال مطرح شده به تمامی پاسخ داده شده بود ،آنهم در زمانی کوتاه و به شکلی بی نیاز از هر گونه اتلاف وقت و منابع!
در آخر داگ به شرکت کنندگان در جلسه گفت : “وقتی می گویم تمام افراد سازمان به این تابلوهای گفتگو دسترسی دارند و ازآن استفاده می کنند، منظورم واقعا تمام افراد سازمان است.”
شرکت کنندگان در جلسه همگی با مفهوم مدیریت دانش آشنا بودند . شاید برخی از آنها هم قبلا برای داشتن سیستم های مدیریت دانش هزینه هایی را پرداخت کرده بودند اما اکنون در عمل نتیجه ی یک سامانه ی مدیریت دانش را مشاهده میکردند و احتمالا تازه می توانستند باور کنند که می شود بدون داشتن جلسات وقت گیر از کارهای موازی در سازمان جلوگیری کرد. استفاده از دانش تک تک افراد سازمان و ایجاد یک مخزن دانش سازمانی پاسخی است به بسیاری از نگرانی هایی که سازمانهای این عصر را تهدید می کند .
اما چگونه میتوان یک سامانه ی مدیریت دانش واقعی داشت ؟ آیا خرید یک سیستم رایانه ای مدیریت دانش کافی است ؟! قطعا خیر !
وقتی سخن از دانش انسان است نمی توان بدون توجه به ابعاد مختلف انسانی انتظار داشت که فقط به اتکای فن آوری اطلاعات چرخه ی گردش مدیریت دانش در سازمان عملی شود.
آقای باکمن در مورد تجربه ی شخصی خود در این زمینه می گفت:
“از مدیر سیستم رایانه مدیریت دانش خواستم تا درصبح روزهای جمعه گزارشی از افراد استفاده کننده در سیستم به او ارائه بدهد . می خواستم بدانم آخرین زمان استفاده از سیستم در مورد افراد چه زمانی بوده است . یک ایمیل از طرف خودم برای تمام افرادی که ظرف چهار هفته ی اخیر از سیستم استفاده نکرده بودند ارسال کردم . در متن آن نوشتم که آنها در چهار هفته ی گذشته از سیستم مدیریت دانش استفاده نکرده اند . آیا سیستم برای آنها ارزشی تولید نمی کند ؟ اگر ما بخواهیم این موضوع را اصلاح کنیم چه تغییری لازم است و آیا پیشنهادی در این زمینه دارند ؟ آیا به کمک ، آموزش و یا هر چیزی دیگری نیاز دارند ؟ اگر به نوع سرویس یا اطلاعات اضافه ای نیاز دارند حتما بگویند تا سازمان برای ایجاد و فراهم کردن آن اقدامی کند . ”
این نامه های شخصی مدیر عامل و نوع بیان مساله در شرکت باکمن بسیار اثر گذار بود . اولین روز کاری پرسنل از دیدن آن تحت تاثیر قرار گرفتند ، پنجشنبه ی همان هفته میزان استفاده از سیستم به شکل معنا داری تغییر یافت . به تدریج کسانی که طی چهار هفته از آن استفاده نمی کردند به صفر رسید و مدیر عامل این زمان را به مرور به سه ، دو و یک هفته کاهش داد و به این شکل حتی کسانی که صرفا به جهت ملاحظه ی مدیر عامل و دریافت نامه های او از سیستم استفاده میکردند توانستند ارتباط با سیستم و قابلیت ها و مزایای آنرا بیاموزند.
ارزشی که سیستم مدیریت دانش برای شرکت باکمن ایجاد کرد به مرور تمام افراد را به آن علاقمند کرد . هراس ها و مقاوت های اولیه پرسنل با برنامه ریزی های منطقی وعملکرد مناسب مدیران به تدریج بر طرف شد و سامانه ی مدیریت دانش به یک چهارراه ارتباطی امن برای تبادل دانش در شرکت تبدیل شد . اعضای شرکت از کشورهای مختلف به آن متصل می شدند و با دریافت و ارسال دانش به خود ، دیگران و شرکت امکان بیشتری برای رشد می دادند.
شرکت باکمن یکی از نمونه هایی است که توانسته است مفهوم مدیریت دانش را به شکلی واقعی در سازمان خود پیاده سازی کند.
مدیریت دانش ترکیب در هم تنیده ایست از مفهوم فن آوری اطلاعات و مدیریت مسائل انسانی.
برخلاف آنچه بسیاری تصور میکنند ، انتخاب و طراحی درست سیستم رایانه های مدیریت دانش به هیچ عنوان نمی تواند و نباید اولین گام سازمان برای مدیریت دانش باشد.
مدیریت دانش با بررسی ابعاد انسانی سازمان شروع می شود و با درگیر شدن تک تک افراد سازمان به حرکت می افتد.
چالش هایی که در سازمان برای اجرای موفق یک سیستم مدیریت دانش وجود دارد برخی حتما باید قبل از شروع به کار و برخی در حین کار باید برطرف شوند.
به طور مثال بستر سخت افزای و ارتباطی ، حدی متوسط و قابل قبول از دانش پرسنل برای استفاده از رایانه و سیستم های نرم افزاری مواردی هستند که بدون فراهم کردن آنها شروع راه اندازی سیستم های مدیریت دانش ممکن نیست . از سوی دیگر بدون ایجاد سیستم های انگیزشی مناسب برای منابع انسانی و توجیه عمیق مدیران عملیات راه اندازی به شدت کند و با مقاومت پیش خواهد رفت.
با وجود تمام مقدماتی که برای شروع موفق می توان فراهم کرد اما قطعا بخشی قابل توجه از مسائل در حین اجرا ظهور خواهند یافت و به شکل طبیعی باید در بستر زمان حل شوند.
پرسنل هیچ سازمانی از ابتدا نسبت به سیستم مدیریت دانش چندان خوشبین نیستند و تنها عملکرد مناسب مدیران ارشد و نیز نحوه ی اجرای کار از ابعاد مختلف است که می تواند نظر آنها را عوض کند.
مدیریت دانش در سازمان ها بدون شناخت و استفاده ی بجا از ابزارهای آن ممکن نیست . ابزارهای مدیریت دانش عبارتند از : نقشه دانش، انجمن های تخصصی، درس های آموخته شده، آنتولوژی و طبقه بندی ها، مدیریت مستندات، مدیریت محتوا، سیستم های خبره.
استفاده از هر کدام از این ابزارها احتیاج به شناخت ابزار، فن آوری های مورد نیاز، سازمان و افراد آن خواهد داشت. انتخاب مدل مناسب برای فهم و سپس پیاده سازی مدیریت دانش در هر سازمان احتیاج به لحاظ کردن شرایط خاص هر سازمان دارد.
بعد از انتخاب و پیاده سازی موفق مدیریت دانش در سازمان میتوان با یکپارچه سازی سیستم های نرم افزارهایی دیگر همچون: مدیریت روابط مشتری (CRM) ، برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمان (ERP) ، مدیریت زنجیره تامین (SCM) مدیریت دانش را در تمام امور وابسته به سازمان بسط و از آنها برای پیشبرد هر چه بهتر اهداف سازمان یاری گرفت. داد.
بررسی روند گسترش اقتصاد دانش محور در جهان نشان می دهد که مدیریت دانش به یک نیاز حیاتی برای سازمانهای قرن و بیست یکم تبدیل شده است و سازمانهای ایرانی برای ایجاد جایگاه مناسب در دنیای رقابتی نیاز به توجه جدی به این مساله دارند.
نویسندگان:
- ندامفاخری mafakheri@modiriran.ir
- شاهین شاکریShakeri@modiriran.ir
منبع: مدیران ایران
